Operasyon Asistanı
Operasyon Asistanı, günlük iş faaliyetlerinin düzgün ve verimli bir şekilde yürütülmesinde hayati bir rol oynar. Bu görev, idari destek sağlamak, proje yönetimine yardım etmek ve operasyon ekibinin genel verimliliğine ve etkinliğine katkıda bulunmak içerir.
KONUM
İstanbul
DEPARTMAN
Operasyon Departmanı
İş Tanımı
-
Toplantıları düzenlemek, takvimleri yönetmek ve seyahat düzenlemelerini düzenlemek de dahil olmak üzere çeşitli idari görevleri üstlenir. Operasyon ekibine doğru ve zamanında bilgi sağlamak için kayıtları, veritabanları ve dosyaları korumak ve güncelleştirmek.
-
Projelerin planlanması, uygulanması ve izlenmesi konusunda yardım. Çeşitli departmanlarla işbirliği yaparak projelerin doğru yolda olmasını ve zamanlamaları yerine getirmelerini sağlamak. Proje ile ilgili belgeleri ve raporları hazırlayarak ve dağıtmak.
-
İç ve dış iletişim için bir temas noktası olarak hizmet vermektedir. Operasyon ekibinin adına e-postalar, mektuplar hazırlayın, okuyun ve gönderin. Tüm iletişimlerin profesyonel ve hızlı bir şekilde ele alınmasını sağlayın.
-
İşletme kararlarını desteklemek için verileri toplayın, analiz edin ve yönetin. Önemli performans göstergeleri (KPIs) ve diğer ölçütler hakkında düzenli raporlar oluşturun. İşletme verimliliğini artırmak için eğilimleri tanımlayın ve içeriği sağlayın.
-
Standart işletme prosedürlerinin (SOP) ve iş akışlarının geliştirilmesinde ve uygulanmasında yardımcı olmak. Şirket politikalarına ve prosedürlerine uymayı denetleyin. İşlem sürecini ve verimliliğini artırmak için iyileştirmeleri önerin.
-
Ofis malzemelerini ve stoklarını yönetmek, kaynakların uygun şekilde kullanılmasını sağlamak. Ofis ekipmanlarını ve tesislerini korumak için tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılarla koordinasyon yapın.
Gerekli Nitelikler
-
Lisans diploması veya eşdeğeri gereklidir. İşletme Yönetimi, Operasyon Yönetimi veya ilgili bir alanda lisans veya lisans derecesi tercih edilir. Ofis yönetimi veya proje yönetimi alanında ek sertifikalar avantajlıdır.
-
En az 2-3 yıllık bir idari veya operasyonel destek rolünde deneyim. Ofis fonksiyonlarını yönetme, üst düzey yönetimi destekleme ve işbirliği projelerinin koordinasyonu konusunda tecrübe çok arzu edilir. Ofis yönetimi prosedürleri ve temel muhasebe ilkelerine aşina olmak faydalıdır.
-
Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) bilgisi çok önemlidir. MS Office veya Google Workspace gibi ofis yönetimi yazılımları ile ilgili deneyim gereklidir. Proje yönetimi araçları ve yazılımlarının (örneğin, Asana, Trello) bilgisi avantajlıdır.
-
Önemli görevleri önceliklendirme, zamanını etkili bir şekilde yönetme ve zamanlamaları karşılama yeteneği ile mükemmel organizasyon becerileri. Çeşitli sorumlulukları aynı anda halletmek için güçlü çoklu görev yetenekleri, düzgün iş akışını ve minimum kesintileri sağlar.
-
Olağanüstü sözlü ve yazılı iletişim becerileri. Tüm düzeyde çalışanlarla, müşterilerle ve dış ortaklarla profesyonel bir şekilde etkileşim kurma yeteneği.